KOMUNIKASI ORGANISASI DAN MOTIVASI
Komunikasi
Ketrampilan berkomunikasi merupakan suatu hal terpenting yang harus dilakukan dalam kehidupan manusia. Melalui komunikasi, kita bisa menyampaikan apa yang kita pikirkan dan rasakan. Melalui komunikasi, kita bisa membangun hubungan dengan sesama. Keterampilan tersebut mutlak harus dimiliki mahasiswa.
Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja.
Bentuk-bentuk komunikasi yang bisa terjadi dalam suatu organisasi bisa kita lihat juga bagaimana komunikasi bisa dilakukan antara orang yang satu dengan orang yang lain. Adapun cara-cara komunikasi dilakukan bisa melalui :
- Komunikasi langsung
- Komunikasi tidak langsung
- Komunikasi horizontal
- Komunikasi Formal
- Komunikasi Informal (The Grapevine)
Fungsi Komunikasi
Tidak ada seorang pun yang hidup didunia ini tidak berkomunikasi. Berkomunikasi adalah tanda bahwa manusia itu hidup. Semua aktivitas kita adalah bentuk dari komunikasi. Karena itu komunikasi memiliki berbagai fungsi yaitu:
- komunikasi berfungsi sebagai penggambaran atau cerminan diri. Karena pada dasarnya, berkomunikasi itu adalah memberitahukan orang lain tentang keadaan kita, bisa itu kondisi fisik, psikis atau yang ingin kita lakukan.
- menilai seseorang tentang tingkat kecerdasan , pendidikan dan kepribadiannya.
- Sarana penyajian atau aktualisasi diri seseorang kepada khalayak.
- menyakinkan orang lain akan kemampuan kita, yakni dengan ide, jasa atau produk yang ingin kita sampaikan kepada orang lain.
Terampil berkomunikasi akan mempermudah kita meraih kesuksesan. Komunikasi adalah proses timbal balik, yakni berbicara dan mendengarkan. Ketidakmampuan berkomunikasi dapat menyebabkan keterasingan, depresi, kegagalan pemenuhan kebutuhan hidup. Dan fatalnya tanpa berkomunikasi sama halnya dengan orang mati.
Berkomunikasi Dengan Efektif
Untuk berkomunikasi secara efektif, harus terpenuhi tiga faktor :
- Integritas personal komunikator; proses komunikasi akan berjalan dengan baik apabila, komunikator orang menyampaikan pesan, dipercaya komunikan, orang yang menerima pesan. Integritas komunikator bisa tercapai apabila komunikator itu jujur dalam menyampaikan pesannya, ahli atau paham isi pesan yang disampaikan dan percaya diri.
- Isi komunikasi; indikator efektifnya sebuah komunikasi bisa dilihat dari ketersampaiannya pesan dari komunikator kepada komunikan. Pesan akan tersampaikan dan dapat dipahami penuh oleh komunikan, apabila pesan tersebut jelas dan lugas, tersurat dan tersirat. Pesan harus ditampilkan dalam bentuk verbal dan non verbal yang keduanya harus selaras. Apabila tidak, maka pesan akan membingungkan komunikan dan membuat tidak paham apa yang dilalui komunikator.
- Cara penyampaianya; cara menyampaikan menjadi penentu pesan komunikator bisa diterima atau ditolak komunikan. Meskipun komunikator memiliki integritas tinggi dan menguasai isi pesan, tapi kalau proses komunikasinya tidak dilakukan dengan cara yang baik, maka pesan komunikator tidak akan diterima baik oleh komunikan. Disinilah diperlukan keterampilan seorang komunikator dalam menyampaikan pesannya. Inti dari komunikasi yang efektif adalah memahami perilaku lawan bicara, mencoba memahami perasaan, pikirkan dan situasi pada saat dia menyampaikannya.
Unsur Komunikasi
Harold Lasswell, mendefenisikan terdapat lima unsur komunikasi yang saling bergantung satu sama lainnya. Pertama, komunikator; merupakan pihak yang berinisiatif atau mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi. Komunikator bisa jadi perorangan, kelompok, organisasi bahkan negara. Kedua, pesan; sesuatu yang dikomunikasikan oleh komunikator kepada penerima (komunikan). Ketiga, media; alat atau wahana yang digunakan komunikator untuk menyampaikan pesan kepada komunikan. Keempat, komunikan; orang yang menerima pesan dari komunikator. Kelima, efek; apa yang terjadi pada komunikan setelah menerima pesan.
Memahami Konteks Komunikasi
Pertama, komunikasi intrapribadi; yakni komunikasi dengan diri sendiri. Kedua, komunikasi antarpribadi; yakni komunikasi antar orang-orang secara tatap muka, yang memungkinkan setiap orang bisa menangkap reaksi orang lain secara langsung. Ketiga, komunikasi kelompok; proses komunikasi yang dilakukan sekumpulan orang yang mempunyai tujuan yang sama, bersifat terbuka memungkinkan ada perbedaan argumen. Keempat, komunikasi publik; yakni komunikasi antar seseorang pembicara dengan sejumlah besar komunikan yang tidak bisa dikenali satu persatu. Bentuk komunikasi ini seperti pidato, ceramah, dan kuliah umum. Memiliki ciri utama terjadi di tempat umum (public), misalnya aula, kelas. Kelima, komunikasi organisasi; yakni komunikasi yang terjadi dalam suatu oraganisasi yang bersifat formal dan informal.
Konsep Motivasi
Dari semua isu dalam bidang komunikasi, manajemen, dan kepemimpinan, terdapat isu yang paling popular dari hal tersebut, yakni motivasi. Motivasi menyangkut alasan-alasan mengapa orang mencurahkan tenaga untuk melakukan suatu pekerjaan. Biasanya bidang ekonomi memusatkan perhatiannya pada penggunaan efisien sumber daya; namun, satu asumsinya adalah, setidaknya hingga ditemukannya teori efisiensi-X oleh Leibenstein (1978), bahwa “perusahaan atau organisasi secara internal efisien, yang berarti bahwa perusahaan atau organisasi itu menghasilkan keluaran (output) maksimal bagi seperangkat sumber daya tertentu (kadang-kadang disebut efisiensi teknis)”. Asumsi ini menimbulkan asumsi sampingan bahwa organisasi pasti meminimalkan biaya.
Dari kajian kepustakaan yang dilakukan Frantz (1988) mengenai efisiensi internal, ditemukan sebagian unsur yang termasuk kedalam efisiensi-X, diantaranya adalah :
- Kajian Produktivitas: Yang menunjukan bahwa perubahan sederhana dalam organisasi fisik dari proses pruduktivitas suatu pabrik akan menimbulkan kenaikan produktivitas kerja yang relative besar dan pengurangan biaya satuan yang keluar.
- Alokasi sumber daya: Seperti arus kerja, kondisi pabrik menyangkut cahaya dan suhu,jam kerja, metode pembayaran gaji, penyerdehanaan kerja.
- Faktor pendekatan manejemen: Sebagai faktor organisasi yang mempengaruhi kemampuan dan kemauan pekerja. Dari sudut pandang ekonomi terdapat empat unsur kunci yang merupakan konsep usaha di tempat kerja, antara lain :
- Aktivitas (A) yang merupakan pekerjaan seseorang
- Kecepatan (K) melakukan aktivitas
- Presisi (P) Melakukan pekerjaan yang berkualitas
- Pola waktu (W) atau ritme melakukan pekerjaan
Teori Motivasi
Istilah Motivasi merujuk kepada dasar yang mendorong tindakan. Satu perangkat teori menganggap kekurangan kebutuhan sebagai kondisi pendorong yang menimbulkan presdiposisi tertentu untuk berprilaku. Sementara suatu teori lain menganggap harapan dalam lingkungan sebagai menimbulkan bentuk-bentuk tertentu tujuan dan tindakan yang mengikutinya; teori ketiga menganggap persepsi atas tempat kerja sebagai menimbulkan bentuk-bentuk tertentu potensi yang mendorong tindakan.
Teori Defisiensi Motivasi
Sebagian dari teori-teori paling lazim mengenai motivasi merujuk kepada kebutuhan sebagai kekuatan pendorong perilaku manusia. Berikut adalah beberapa teori yang menjelaskan tentang bagaimana kebutuhan berfungsi memotivasi manusia.
Teori Hierarki
Maslow mengemukakan bahwa kebutuhan kita terdiri dari lima kategori :
- fisiologis
- keselamatan atau keamanan
- rasa memiliki atau social
- penghargaan
- aktualisasi diri
Menurutnya kebutuhan-kebutuhan ini berkembang dalam suatu urutan hierarkis, dengan kebutuhan fisiologis merupakan kebutuhan paling kuat hingga terpuaskan. Kebutuhan ini mempunyai pengaruh atas kebutuhan-kebutuhan lainnya selama kebutuhan tersebut tidak terpenuhi. Suatu kebutuhan pada urutan paling rendah tidak perlu terpenuhi secara lengkap sebelum kebutuhan berikutnya yang lebih tinggi menjadi aktif.
Menurut teori ini didapat 5 perangkat kebutuhan yang tersusun dalam suatu tatanan hierarkis, diantaranya adalah :
- Kebutuhan akan aktualisasi diri
- Penghargaan (esteem)
- Kebutuhan akan rasa memiliki (belong-ing)
- Keselamatan dan keamanan
- Kebutuhan fisiologis
Teori ERG
Alderfer (1972) mengemukakan tiga kategori kebutuhan. Kebutuhan tersebut adalah ;
- Eksistence (E) atau Eksistensi: Meliputi kebutuhan fisiologis seperti lapar, rasa haus, seks, kebutuhan materi, dan lingkungan kerja yang menyenangkan.
- Relatedness (R) atau keterkaitan: Menyangkut hubungan dengan orang-orang yang penting bagi kita, seperti anggota keluarga, sahabat, dan penyelia di tempat kerja.
- Growth (G) atau pertumbuhan: Meliputi kenginginan kita untuk produktif dan kreatif dengan mengerahkan segenap kesanggupan kita.
Alderfer menyatakan bahwa :
Pertama : bila kebutuhan akan eksistensi tidak terpenuhi, pengaruhnya mungkin kuat, namun kategori-kategori kebutuhan lainnya mungkin masih penting dalam mengarahkan perilaku untuk mencapai tujuan.
Kedua : meskipun suatu kebutuhan terpenenuhi, kebutuhan dapat berlangsung terus sebagai pengaruh kuat dalam keputusan.
Teori Kesehatan-Motivator
Herzberg (1966) mencoba menentukan faktor-faktor apa yang mempengaruhi motivasi dalam organisasi. Ia menemukan dua perangkat kegiatan yang memuaskan kebutuhan manusia:
- Kebutuhan yang berkaitan dengan kepuasan kerja atau disebut juga motivator: Meliputi prestasi, penghargaan, tanggung jawab, kemajuan atau promosi, pekerjaan itu sendiri, dan potensi bagi pertumbuhan pribadi. Bila faktor ini tidak ada di tempat kerja, pegawai akan kekurangan motivasi, namun tidak berarti tidak puas dengan pekerjaan mereka.
- Kebutuhan yang berkaitan dengan ketidakpuasan kerja: Disebut juga faktor pemeliharaan (maintenance) atau kesehatan (hygiene), meliputi gaji, pengawasan, keamanan kerja, kondisi kerja, administrasi, kebijakan organisasi, dan hubungan antar pribadi dengan rekan kerja, atasan, dan bawahan ditempat kerja. Faktor ini berkaitan dengan lingkungan atau konteks pekerjaan ahli-ahli dengan pekerjaan itu sendiri. Bila faktor ini ditanggapi secara positif, pegawai tidak mengalami ketidakpuasan atau tampak termotivasi; namun bila faktor-faktor tersebut tidak ada, pegawai akan merasa tidak puas.
TEORI HARAPAN DAN MOTIVASI
Teori Harapan
Vroom (1964) mengembangkan sebuah teori motivasi berdasarkan kebutuhan internal, tiga asumsi pokok Vroom dari teorinya adalah sebagai berikut :
- Setiap individu percaya bahwa bila ia berprilaku dengan cara tertentu, ia akan memperoleh hal tertentu. Ini disebut sebuah harapan hasil (outcome expectancy) sebagai penilaian subjektif seseorang atas kemungkinan bahwa suatu hasil tertentu akan muncul dari tindakan orang tersebut.
- Setiap hasil mempunyai nilai, atau daya tarik bagi orang tertentu. Ini disebut valensi (valence) sebagai nilai yang orang berikan kepada suatu hasil yang diharapkan.
- Setiap hasil berkaitan dengan suatu persepsi mengenai seberapa sulit mencapai hasil tersebut. Ini disebut harapan usaha (effort expectancy) sebagai kemungkinan bahwa usaha seseorang akan menghasilkan pencapaian suatu tujuan tertentu.
Motivasi dijelaskan dengan mengkombinasikan ketiga prinsip ini. Orang akan termotivasi bila ia percaya bahwa :
- Suatu perilaku tertentu akan menghasilkan hasil tertentu
- Hasil tersebut punya nilai positif baginya
- Hasil tersebut dapat dicapai dengan usaha yang dilakukan seseorang
Dengan kata lain Motivasi, dalam teori harapan adalah keputusan untuk mencurahkan usaha. Nadler dan Lawler (1976) atas teori harapan menyarankan beberapa cara tertentu yang memungkinkan manejer dan organisasi menangani urusan mereka untuk memperoleh motivasi maksimal dari pegawai :
- Pastikan jenis hasil atau ganjaran yang mempunyai nilai bagi pegawai
- Definisikan secara cermat, dalam bentuk perilaku yang dapat diamati dan diukur, apa yang dinginkan dari pegawai
- Pastikan bahwa hasil tersebut dapat dicapai oleh pegawai
- Kaitkan hasil yang dinginkan dengan tingkat kinerja yang di inginkan
- Pastikan bahwa ganjaran cukup besar untuk memotivasi perilaku yang penting
- Orang berkinerja tinggi harus menerima lebih banyak ganjaran yang diinginkan daripada orang yang berkinerja rendah
TEORI PERSEPSI TENTANG MOTIVASI
Teori ini menjelaskan motivasi dalam arti bagaimana anggota organisasi menafsirkan lingkungan kerja mereka. Vitalitas kerja yang ditunjukan seseorang pekerja didasari atas faktor-faktor apa yang memberi andil dan berkaitan dengan efek negatif terhadap vitalitas seseorang serta apa yang menimbulkan kegairahan dalam bekerja. Vitalitas kerja didasarkan atas empat asumsi utama, yakni :
- Seberapa jauh harapan pegawai dipenuhi oleh organisasi
- Apa yang dipikirkan pegawai mengenai peluang mereka dalam organisasi
- Bagaimana pendapat pegawai mengenai seberapa banyak pemenuhan yang diperoleh dari pekerjaan dalam organisai
- Bagaimana persepsi pegawai mengenai kinerja mereka dalam oraganisai
Harapan
Menggambarkan apa yang akan orang pikirkan mengenai apa yang terjadi pada mereka. Janji adalah jaminan yang menimbulkan harapan. Suatu faktor utama yang menunjukan atau mencerminkan vitalitas kerja adalah reaksi seseorang terhadap seberapa jauh harapannya telah dipenuhi oleh organisasi dimana ia bekerja. Konsekuensi bagi suatu organisasi dimana harapan tidak terpenuhi adalah kegelisahan yang menggelegak, interaksi yang secara potensial agresif, dan moral yang rendah.
Pemenuhan
Satu alasan mengapa harapan yang tak terpenuhi menimbulkan konsekuensi negatif pada pegawai adalah kenyakinan bahwa harapan yang gagal dapat dianggap sebagai tanda kehidupan yang tak terpenuhi. Suatu kehidupan yang terpenuhi adalah kehidupan yang memungkinkan orang merasa bahwa ia telah mampu mencapai hal-hal secara pribadi, unik dan kreatif. Pemenuhan dalam bekerja menunjukan bahwa pegawai merasa bahwa mereka telah mendefenisikan diri mereka sendiri sesuai dengan keinginan mereka dan diterima.
Peluang
Peluang (opportunity) mungkin merupakan unsur paling kuat dari empat unsur yang mempengaruhi vitalitas kerja karena ia mempunyai konsekuensi yang secara potensial merusak bila tidak hadir. Peluang menggambarkan suatu situasi atau kondisi yang menyenangkan untuk mencapai suatu tujuan. Untuk membuka peluang kita menciptakan kondisi yang mendukung untuk melakukan segala sesuatu yang ingin kita lakukan. Agar peluang ada pegawai harus mempunyai kondisi yang mendukung untuk mencapai tujuan mereka. Untuk menekankan betapa penting peluang bagi kehidupan seseorang pegawai, berikut adalah 5 kategori perilaku yang dipengaruhi oleh peluang dalam organisasi :
- Penghargaan – diri (self-esteem): Setiap pegawai rentan terhadap perubahan dalam penghargaan-diri melalui citra yang ia peroleh dari tanggapan orang lain. Mereka yang menerima citra positif mengenai kemampuan mereka melalui komentar dan ganjaran akan menilai diri mereka sendiri lebih tinggi
- Aspirasi: Peluang juga mempengaruhi aspirasi seseorang pegawai atau prestasi yang diinginkan. Bila organisasi mendorong dan memberi ganjaran atas tindakan yang mendukung tujuan tertentu, pegawai cenderung mengembangkan aspirasi untuk mencapai tujuan tersebut.
- Komitmen: Peluang juga mempengaruhi sejauh mana komitmen pegawai terhadap organisasi. Mereka yang mengalami pertumbuhan pribadi dan penghargaan cenderung menaruh perasaan positif kepada organisasi.
- Energi: Pegawai yang melihat peluang yang tinggi merespons penghargaan atas nilai mereka dengan lebih memperhatikan tugas dan lebih sedikit mencurahkan waktu untuk kegiatan yang tidak berhubungan dengan penyelesaiaan pekerjaan
- Pemecahan masalah: Pegawai yang punya peluang tinggi cenderung proaktif dalam menangani masalah dalam pekerjaan mereka dan dalam organisasi
Kinerja
Kinerja adalah kegiatan yang paling lazim dinilai dalam suatu organisasi, yakni bagaimana ia melakukan segala sesuatu yang berhubungan dengan suatu pekerjaan, jabatan, atau peranan dalam organisasi. Unsur penting dalam kinerja pekerjaan adalah :
- Tugas fungsional, berkaitan dengan seberapa baik seorang pegawai menyelesaikan seluk beluk pekerjaan, termasuk penyelesaian aspek-aspek teknis pekerjaan.
- Tugas perilaku, berkaitan dengan seberapa baik pegawai menangani kegiatan antar pesonal dengan anggota lain organisasi, termasuk mengatasi konflik, mengelola waktu, memberdayakan orang lain, bekerja dalam sebuah kelompok, dan bekerja secara mandiri
Menurut Gilbert (1978) kinerja pada dasarnya adalah produk waktu dan peluang. “Peluang tanpa waktu untuk mengejar peluang tersebut bukan apa-apa. Dan waktu, yang tidak kita miliki, yang tidak memberi peluang, bahkan memiliki lebih sedikit nilai“.
Pandangan Gilbert mengenai kinerja dalam konteks vitalitas kerja dalam suatu organisasi, kinerja sangat konsisten dengan apa yang kita anggap penting untuk memberdayakan pekerja. Untuk bekerja secara cakap, pekerja membuat prestasi yang bernilai bagi organisasi seraya mengurangi biaya untuk mencapai tujuan.
IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI
Iklim Organisasi
Istilah iklim disini merupakan kiasan (metafora) yang diterapkan pada situasi yang berbeda dengan tujuan menyatakan suatu kemiripan. Seperti Sackmann (1989) yang menyatakan bahwa suatu kiasan dapat memberi gambaran yang gamblang pada tingkat kognitif, emosional, perilaku, dan menyatakan suatu bagian tertentu pada tindakan tanpa menetapkan perilaku sebenarnya.
Frase iklim komunikasi organisasi menggambarkan suatu kiasan bagi iklim fisik, cara orang bereaksi terhadap aspek organisasi menciptakan suatu iklim komunikasi. Iklim komunikasi dipihak lain merupakan gabungan dari persepsi-persepsi suatu evaluasi makro mengenai peristiwa komunikasi, perilaku manusia, proses pegawai terhadap pegawai lainnya, harapan-harapan, konflik-konflik antar personal, dan kesempatan bagi pertumbuhan dalam organisasi tersebut. Iklim komunikasi berbeda dengan iklim organisasi dalam arti iklim komunikasi meliputi persepsi-persepsi mengenai pesan dan peristiwa yang berhubungan dengan pesan yang terjadi dalam organisasi.
PENTINGNYA IKLIM
Iklim komunikasi sebuah organisasi mempengaruhi cara hidup kita; kepada siapa kita berbicara, siapa yang kita sukai, bagaimana perasaa kita, bagaimana kegiatan kerja kita, dan bagaimana cara kita menyesuaikan diri dengan organisasi. Redding (1972) menyatakan bahwa iklim komunikasi organisasi jauh lebih penting daripada ketrampilan atau tekhnik-tekhnik komunikasi semata-mata dalam menciptakan suatu organisasi yang efektif.
Beberapa alasan pentingnya iklim komunikasi :
- Karena mengaitkan konteks organisasi dengan konsep-konsep, perasaan-perasaan dan harapan-harapan anggota organisasi
- Membantu menjelaskan perilaku anggota organisasi
- Dapat memahami lebih baik apa yang mendorong anggota organisasi untuk bersikap dengan cara-cara tertentu
- Iklim komunikasi berperan dalam kebutuhan suatu budaya dan membimbing perkembangan budaya tersebut
- Menjembatani praktik-praktik pemgelolaan sumber daya manusia dengan produktivitas
IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI
Iklim komunikasi organisasi telah melahirkan beberapa definisi, di antaranya: Menurut Tagiuri, Iklim Komunikasi Organisasi adalah kualitas yang relatif abadi dari lingkungan internal organisasi yang dialami oleh anggota-anggotanya, mempengaruhi tingkah laku mereka serta dapat diuraikan dalam istilah nilai-nilai suatu set karakteristik tertentu dari lingkungan. (Soemirat,Ardianto, Suminar, 1999: p. 69).
Payne dan Pugh mendefinisikan organisasi sebagai suatu konsep yang merefleksikan isi dan kekuatan dari nilai-nilai umum, norma, sikap, tingkah laku dan perasaan anggota terhadap suatu sistem sosial. (Soemirat, Ardianto, Suminar,1999: p. 69).
Hillreiger dan Slocum mengatakan Iklim Komunikasi Organisasi adalah suatu set atribut organisasi, yang menyebabkan bagaimana berjalannya subsistem organisasi terhadap anggota dan lingkungannya. (Soemirat, Ardianto, Suminar,1999: p. 69).
Iklim komunikasi merupakan suatu citra makro, abstrak dan gabungan dari suatu fenomena global yang disebut komunikasi organisasi. Diasumsikan bahwa iklim berkembang dari interaksi antara sifat-sifat suatu organisasi dan persepsi individu atas sifat-sifat itu. Iklim dipandang sebagai suatu kualitas pengalaman subjektif yang berasal dari persepsi atas karakter-karakter yang relatif langgeng pada organisasi.
Iklim komunikasi organisasi terdiri dari persepsi-persepsi atas unsur-unsur organisasi dan pengaruh unsur-unsur tersebut terhadap komunikasi. Pengaruh ini didefinisikan, disepakati, dikembangkan dan dikokohkan secara berkesinambungan melalui dengan anggota organisasi lainya. Pengaruh ini menghasilkan pedoman bagi keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan individu, dan mempengaruhi pesan-pesan mengenai organisasi.
Unsur-Unsur Organisasi
Unsur dasar yang membentuk suatu organisasi terdiri dari :
- Anggota organisasi: Yaitu, Orang-orang yang melaksanakan pekerjaan organisasi, membentuk organisasi serta terlibat dalam beberapa kegiatan primer. Orang-orang ini terlibat juga dalam kegiatan pemikiran-pemikiran yang meliputi konsep-konsep, penggunaan bahasa, pemecahan masalah, dan pembentukan gagasan. Mereka juga terlibat dalam kegiatan-kegiatan perasaan yang mencakup emosi, keinginan, dan aspek-aspek perilaku manusia lainnya yang bukan aspek intelektual. Mereka juga terlibat dalam kegiatan self-moving (mencakup kegiatan fisik). Dan mereka terlibat juga dalam kegiatan elektrokimia yang mencakup brain synaps (daerah kontak otak tempat impuls saraf ditransmisikan hanya ke satu arah).
- Pekerjaan dalam organisasi: Pekerjaan ini terdiri dari tugas-tugas formal dan tugas-tugas informal. Tugas-tugas ini menghasilkan produk dan memberikan pelayanan organisasi. Pekerjaan ini ditandai oleh tiga dimensi universal (isi, keperluan dan konteks).
- Praktik-praktik pengelolaan: Tujuan primer pegawai manejerial adalah menyelesaikan pekerjaan melalui usaha orang lainnya. Manejer membuat keputusan mengenai bagaimana orang-orang lainnya, biasanya bawahan mereka, menggunakan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan mereka. Sebagian manejer membawahi para pekerja yang beroperasi dan sebagian lainnya membawahi manejer-manejer lainnya.
- Stuktur Organisasi: Merujuk kepada hubungan-hubungan antara tugas-tugas yang dilaksanakan oleh anggota-anggota organisasi. Struktur organisasi ditentukan oleh tiga variable kunci; kompleksitas, Formalisasi, dan Sentralisasi.
- Pedoman Organisasi: Adalah serangkaian pernyataan yang mempengaruhi, mengendalikan dan memberi arahan bagi anggota organisasi dalam mengambil keputusan dan tindakan. Pedoman organisasi terdiri atas : pernyataan-pernyataan seperti cita-cita, misi, tujuan, strategi, kebijakan, prosedur dan aturan.
Pemahaman Unsur-Unsur Organisasi
Unsur-unsur dasar organisasi dipahami secara selektif untuk menciptakan evaluasi dan reaksi yang menunjukan apakah yang dimaksud oleh setiap unsur dasar tersebut dan seberapa baik unsur-unsur ini beroperasi bagi kebaikan anggota organisasi.
Unsur-unsur organisasi tidak secara langsung menciptakan iklim komunikasi organisasi, tetapi bergantung pada persepsi anggota organisasi mengenai :
- nilai hukum dan peraturan tersebut
- kegiatan-kegiatan yang dikenai hukum dan peraturan tersebut
Pengaruh Komunikasi
Iklim komunikasi dapat menjadi salah satu pengaruh yang paling penting dalam produktivitas organisasi, karena iklim mempengaruhi usaha anggota organisasi. Usaha dalam hal ini merujuk kepada penggunaan tubuh secara fisik dalam bentuk mengangkat, berbicara, atau berjalan, dan memecahkan masalah.
Usaha biasanya terdiri atas 4 unsur :
- Aktivitas
- Langkah-langkah pelaksanaan kerja
- Kualias hasil
- Pola waktu kerja
Kesediaan untuk melakukan usaha sungguh-sungguh atas nama organisasi adalah satu dari tiga faktor komitmen organisasi. Kepercayaan yang kuat serta penerimaan atas tujuan serta nilai-nilai organisasi, dan keinginan yang besar untuk mempertahankan keanggotaan dalam organisasi adalah dua faktor komitmen organisasi lainya.
Iklim komunikasi dalam organisasi mempunyai konsekuensi penting bagi pergantian dan masa kerja pegawai dalam organisasi. Iklim komunikasi yang positif cenderung meningkatkan dan mendukung komitmen pada organisasi. Proses-proses interaksi yang terlibat dalam perkembangan iklim komunikasi organisasi juga memberi andil pada beberapa pengaruh penting dalam restrukturisasi, reorganisasi, dan dalam menghidupkan kembali unsur-unsur dasar organisasi.
KEPUASAN KOMUNIKASI ORGANISASI
Kepuasan atas komunikasi kadang-kadang dikacaukan dengan iklim komunikasi, alasannya adalah bahwa iklim, merupakan fungsi dari bagaimana kepuasan anggota terhadap komunikasi dalam organisasi. Kepuasan menggambarkan suatu konsep individu dan konsep mikro sedangkan iklim merupakan konsep makro dan konsep gabungan.
Kepuasan juga menggambarkan evaluasi atas suatu keadaan internal afektif, sedangkan iklim merupakan deskripsi kondisi eksternal bagi individu. Iklim terdiri dari suatu citra gabungan entitas atau fenomena global, seperti komunikasi atau organisasi. Kepuasan menggambarkan reaksi afektif individu atas hasil-hasil yang dinginkan yang berasal dari komunikasi yang terjadi dalam organisasi.
Istilah kepuasan komunikasi digunakan untuk menyatakan keseluruhan tingkat kepuasan yang dirasakan pegawai dalam lingkungan awal komunikasinya. Meskipun komunikasi terlihat bertumpang tindih dengan iklim komunikasi. Kepuasan komunikasi ini cenderung memperkaya gagasan iklim dengan menyoroti tingkat individu dan pribadi.
Analalisis Down dan Hazen (1977) mengidentifikasikan bahwa kepuasan komunikasi terdiri dari 8 dimensi, yakni :
- Sejauh mana komunikasi dalam organisasi memotivasi dan merangsang para pegawai untuk memenuhi tujuan organisasi dan untuk berpihak kepada organisasi
- Sejauh mana penyelia terbuka pada gagasan, mau mendengarkan dan menawarkan bimbingan untuk memecahkan persoalan-persoalan yang berkaitan dengan pekerjaan
- Sejauh mana para individu menerima informasi tentang lingkungan kerja saat itu
- Sejauh mana pertemuan-pertemuan diatur dengan baik, pengarahan tertulis singkat dan jelas, dan jumlah komunikasi dalam organisasi cukup
- Sejauh mana terjadinya desas-desus dan komunikasi horizontal yang cermat dan mengalir bebas
- Sejauh mana informasi tentang organisasi sebagai suatu keseluruhan memadai
- Sejauh mana para bawahan responsif terhadap komunikasi kebawah dan memperkirakan kebutuhan penyelia
- Sejauh mana pegawai merasa bahwa mereka mengetahui bagaimana mereka dinilai dan bagaimana kinerja mereka dihapus.
